Manual de IA territorial · Edición 1.0.0

Bloque B0 · Portada y alcance

Decidir con IA sin perder de vista a las personas

Una guía de trabajo para que alcaldías, gobernaciones, entidades descentralizadas y equipos territoriales puedan explorar, autorizar, condicionar, aplazar o rechazar un uso de inteligencia artificial con responsabilidad identificable.

Idea central. La herramienta puede redactar, clasificar, resumir o sugerir. La entidad conserva la competencia, la explicación y la responsabilidad de decidir.
Diagrama de cuatro etapas: problema, riesgo, controles y decisión
La ruta común del Manual: del problema público a una salida directiva trazable.

Ficha editorial

Audiencia
Dirección, planeación, jurídica, TIC, datos, contratación, archivo y atención a la ciudadanía.
Ámbito
Entidades territoriales colombianas y sus contratistas cuando apoyan una función pública.
Edición
1.0.0 · formato A4 · 95 páginas equivalentes.

Cómo leerlo

  1. Empiece por el problema público.
  2. Identifique personas, datos y competencia.
  3. Defina controles antes de escoger una herramienta.
  4. Deje una decisión y una evidencia que otra persona pueda revisar.

B0 orienta el uso del Manual. No es concepto jurídico, autorización de gasto ni sustituto de la revisión de la entidad.

01 · Alcance

Qué cubre y qué queda fuera

El Manual acompaña decisiones sobre sistemas que generan, clasifican, recomiendan, predicen, priorizan, conversan o automatizan tareas dentro de un proceso público territorial. Sirve tanto para una prueba pequeña como para una solución contratada que pueda afectar la atención, los recursos o el acceso a derechos.

Sí cubre

  • Definir el propósito público y comparar una alternativa sin IA.
  • Identificar población afectada, responsable humano, datos, proveedor y controles.
  • Informar a la ciudadanía, registrar errores y corregir o retirar el uso.
  • Preparar una decisión directiva entre cuatro salidas cerradas.

No cubre

  • No convierte una recomendación técnica en decisión administrativa.
  • No reemplaza el estudio jurídico, presupuestal, contractual, sectorial o de seguridad de la entidad.
  • No autoriza cargar datos personales, reservados o confidenciales en una herramienta.
  • No promete que una guía nacional o comparada sea obligación territorial automática.
Advertencia de lectura. Una afirmación con etiqueta obligatoria o aplicable según el caso solo puede sostener una decisión cuando la matriz registra la fuente primaria, fecha de consulta, clasificación, estado de revisión y revisor jurídico.

Fecha de corte y actualización

Esta edición congela su fecha de corte en la portada. Cuando cambie una norma, guía, contrato, sistema, proveedor o riesgo del caso, la entidad debe abrir una nueva revisión: identificar qué texto cambia, qué formato se afecta, quién revisa y desde qué fecha rige la versión siguiente. Una actualización no debe borrar la evidencia de la decisión anterior.

Fuentes de contexto: F01 Constitución Política; F03 Decreto 767 de 2022; F04 CONPES 4144. La matriz distingue fuente obligatoria de orientación oficial.

02 · Leyenda normativa

Cuatro etiquetas para no confundir una norma con una recomendación

Las etiquetas aparecen junto al texto que orienta una acción. Leerlas antes de copiar una frase a un acto, contrato, procedimiento o comunicación pública.

EtiquetaQué significa aquíQué debe comprobar el equipo
obligatoriaLa regla proviene de una fuente primaria colombiana aplicable al asunto.Norma vigente, artículo o disposición, sujeto obligado, hechos del caso y revisión jurídica cerrada.
aplicable según el casoLa regla puede activarse por datos, trámite, contrato, competencia, sector o población concreta.Disparador de aplicabilidad, alcance, excepción, responsable y evidencia que demuestra que se evaluó.
orientación oficialGuía, política, circular o lineamiento institucional que ayuda a diseñar una práctica.Destinatario, versión, alcance y diferencia entre orientar y obligar.
buena práctica comparadaMarco técnico, académico o internacional útil para hacer mejores preguntas.Qué se adapta al contexto colombiano y qué nunca debe presentarse como obligación local.

Estados de revisión

V0 · descubrimiento

Fuente localizada; identidad o vigencia todavía no comprobadas directamente.

V1 · fuente comprobada

Identidad, URL y fecha de consulta verificadas por el equipo editorial.

RJ · revisión jurídica pendiente

La redacción no puede cerrar una decisión hasta que la persona revisora documente alcance y vigencia.

Regla de seguridad editorial. V0 y RJ pueden orientar el borrador, pero no sostienen la conclusión de autorizar, autorizar con condiciones, aplazar o rechazar.

Fuentes: F03 Decreto 767 de 2022; F04 CONPES 4144; F05 Guía Ética de IA de MinTIC. La guía consultada se presenta como orientación para entidades públicas del orden nacional; su traslado territorial debe declararse como orientación.

03 · Ruta rápida

Del problema público a una decisión trazable

Use esta ruta en una reunión de dirección. Si una respuesta queda en blanco, el caso no está listo para autorizarse.

  1. 1

    Problema

    ¿Qué resultado público se quiere mejorar, para quién y con qué evidencia? Escriba el servicio, la población y el daño que se intenta evitar.

  2. 2

    Riesgo

    ¿Qué puede salir mal y quién cargaría con el costo? Marque si hay datos personales, afectación de derechos, trato desigual, secreto, seguridad o dependencia del proveedor.

  3. 3

    Controles

    ¿Quién revisa la salida, qué evidencia conserva, cuándo se informa a la persona y qué evento obliga a suspender? Los controles deben existir antes de operar.

  4. 4

    Decisión

    El comité solo puede elegir una salida: autorizar, autorizar con condiciones, aplazar o rechazar.

AutorizarPropósito, alternativa, responsable y controles mínimos documentados.
Autorizar con condicionesPuede explorarse, pero solo después de cumplir controles reforzados.
AplazarFalta evidencia, competencia, datos confiables o una salvaguarda practicable.
RechazarNo hay propósito público suficiente, el daño no es aceptable o la entidad no puede controlar el uso.

La ruta organiza la decisión; no crea una autorización por sí sola. Relacione cada respuesta con B1 (propósito), B2 (derechos), B3 (datos), B4 (compra), B5 (ciudadanía) y B6 (operación).

04 · Responsabilidades

La herramienta no hereda la competencia de la entidad

DirecciónDefine la salida, acepta condiciones, asigna recursos y exige revisión cuando cambia el riesgo.
Líder del procesoDescribe el problema, prueba la utilidad, conserva el expediente y activa la suspensión.
JurídicaDelimita la norma aplicable, la competencia, las garantías y la diferencia entre obligación y recomendación.
TIC y seguridadEvalúan arquitectura, acceso, registros, incidentes, continuidad e interoperabilidad.
Datos y archivoDefinen finalidad, calidad, roles, retención, eliminación y trazabilidad de la evidencia.
Ciudadanía y comunicacionesExplican el uso, reciben correcciones y aseguran lenguaje claro, accesibilidad y escalamiento humano.

Evidencia mínima transversal

  • Ficha del problema, población, resultado esperado y alternativa sin IA.
  • Persona responsable, suplente, fecha de revisión y umbral de suspensión.
  • Mapa de riesgos, controles, datos utilizados y fuentes verificadas.
  • Registro de pruebas, errores, cambios, quejas, correcciones y decisión final.
  • Versión del Manual, fecha de corte y matriz de afirmaciones que respalda el expediente.

Línea de tiempo de revisión

Línea de tiempo con cinco estaciones: descubrir, redactar, revisar, probar y entregar
Cada cambio deja una versión, una fuente, un revisor y una evidencia de uso.
  1. DescubrirSe identifica fuente, problema y alternativa.
  2. RedactarSe escribe en lenguaje claro y se etiqueta cada afirmación.
  3. RevisarUna persona jurídica y una persona editorial comprueban alcance y claridad.
  4. ProbarDirectivos y usuarios prueban la ruta, las hojas y la lectura.
  5. EntregarSe cierra el acta, se actualiza el estado y se conserva la evidencia.

05 · Hoja imprimible

Lectura, correcciones y decisión inicial

Imprima esta página para una reunión de 20 minutos. No la firme como autorización hasta completar las revisiones del caso.

Salida provisional (marque una)

Canal de correcciones. Registre la página, frase, motivo, fuente propuesta y urgencia. La doble revisión exige una persona editorial y una persona jurídica; ninguna corrección se incorpora borrando el historial.

Fuentes consultadas para este bloque: Constitución Política; Decreto 767 de 2022; CONPES 4144; Guía Ética de IA de MinTIC. Fecha de consulta: 2026-07-25.

B0 · Portada, alcance y uso · Estado: redacción para revisión