Manual de IA territorial · Edición 1.0.0
Bloque B3 · Datos antes de IA
La IA no convierte una inferencia en un dato oficial
Antes de cargar, cruzar o transformar información, la entidad debe saber de dónde viene, para qué puede usarla, quién responde por ella y cómo se corrige o elimina. Un modelo puede sugerir una relación; no puede inventar la autorización para tratar datos.
La distinción que evita errores
| Elemento | Qué es | Qué no es |
|---|---|---|
| Dato fuente | Registro obtenido de una persona, trámite, sensor o documento identificado. | No es automáticamente exacto, público ni reutilizable. |
| Inferencia de IA | Patrón, clasificación, resumen o probabilidad producida por un sistema. | No es un hecho oficial ni reemplaza la verificación. |
| Decisión | Actuación de una autoridad o persona competente con efectos en el proceso. | No debe ocultarse detrás de una puntuación o respuesta automática. |
El derecho a conocer, actualizar y rectificar datos y las reglas de acceso a información pública orientan esta separación (F05, F09).
01 · Ciclo de vida
Controle el dato desde que nace hasta que se elimina
El riesgo no aparece solo al entrenar un modelo. También surge al copiar un archivo, combinar registros, cambiar la finalidad, enviar una consulta a un proveedor o conservar una respuesta más tiempo del necesario.
- 1
Identificar
Fuente, titularidad, sensibilidad, calidad y responsable.
- 2
Autorizar
Finalidad, base de uso, acceso y límites de reutilización.
- 3
Preparar y usar
Minimización, seguridad, prueba y registro de inferencias.
- 4
Conservar o eliminar
Plazo, archivo, devolución, eliminación segura y trazabilidad.
02 · Clasificación
No todo dato público se puede cargar en cualquier IA
Clasifique por el contenido, la relación con una persona y las condiciones de acceso. “Está en internet” describe disponibilidad, no autoriza cualquier finalidad, combinación o transferencia.
| Categoría | Ejemplos | Decisión inicial |
|---|---|---|
| Personal | Nombre, identificación, contacto, ubicación o expediente asociado. | Usar solo con finalidad, permisos, seguridad y minimización documentadas. |
| Sensible | Salud, biometría, orientación, origen étnico, afiliación o vida sexual. | No cargar en una herramienta no aprobada; exigir revisión reforzada. |
| Pública | Presupuesto, contratos o estadísticas publicadas en versión oficial. | Verificar versión, integridad y finalidad antes de reutilizar. |
| Reservada o clasificada | Información protegida por ley, secreto profesional o seguridad. | No cargar sin autorización expresa, control de acceso y evaluación jurídica. |
03 · Inventario y origen
Un inventario útil responde quién, de dónde y para qué
| Campo de inventario | Qué documentar | Evidencia |
|---|---|---|
| Fuente y titularidad | Sistema, dependencia, tercero, fecha y autoridad que puede disponer. | Catálogo, convenio o acto que origina el registro. |
| Finalidad | Propósito específico, población, territorio y decisión que apoya. | Ficha de tratamiento y aprobación del proceso. |
| Calidad y actualización | Completitud, exactitud, duplicados, sesgos de cobertura y fecha de corte. | Perfil de calidad y reporte de validación. |
| Acceso y custodia | Quién consulta, modifica, transmite, exporta o elimina. | Matriz de roles y bitácora de accesos. |
| Salida del uso | Qué se conserva, devuelve, anonimiza o elimina y cuándo. | Acta, evidencia de borrado o transferencia controlada. |
La pregunta que debe acompañar cada fila
¿Podemos explicar a una persona afectada por qué este dato era necesario para este uso y qué ocurrirá después con él?
04 · Calidad y minimización
Use lo indispensable y mida lo que puede fallar
Más columnas no significan mejor IA. La minimización reduce exposición, costo y posibilidad de inferencias injustificadas. La calidad debe evaluarse en relación con la decisión, no solo con la cantidad de registros.
¿Qué campos faltan y a quién dejan fuera?
¿Qué fuente confirma el valor y cómo se corrige?
¿Qué fecha de corte vuelve obsoleta la información?
¿Qué territorio o grupo aparece menos?
Prueba de minimización
- Quite una variable y observe si el propósito todavía se puede cumplir.
- Reemplace identificadores directos por claves internas cuando sea suficiente.
- Separe el conjunto de prueba del expediente operativo.
- Registre quién aprobó conservar cada campo y por cuánto tiempo.
05 · Anonimización y reidentificación
Reduzca el vínculo con la persona sin prometer imposibles
| Técnica | Qué cambia | Precaución |
|---|---|---|
| Seudonimización | Reemplaza el identificador por una clave que puede volver a vincularse. | Sigue siendo dato personal si existe la llave; controle quién la custodia. |
| Anonimización | Busca impedir razonablemente que una persona sea identificada en el conjunto. | Pruebe combinaciones, tamaño de grupos y fuentes externas. |
| Agregación | Presenta totales o rangos en lugar de registros individuales. | Evite celdas pequeñas que permitan deducir un caso. |
| Enmascaramiento | Oculta parte del valor para una consulta o pantalla. | No equivale a anonimizar el archivo original. |
Cuatro preguntas antes de compartir
- ¿Quién podría combinar este conjunto con otro registro?
- ¿Qué atributo raro vuelve reconocible a una persona o familia?
- ¿La herramienta conserva copias, logs o datos de entrenamiento?
- ¿Qué prueba demuestra que la protección sigue vigente después de actualizar el conjunto?
El DANE recomienda documentar método, variables, riesgos y controles de anonimización; se usa como orientación técnica, no como sustituto de la revisión jurídica (F11, F32).
06 · Acceso y transmisión
Cada acceso debe tener una razón y una huella
Defina el mínimo privilegio: la persona consulta solo lo necesario para su función, durante el tiempo necesario y con registro suficiente para reconstruir qué ocurrió.
Antes de transmitir
- Confirme finalidad, destinatario, categoría y base de uso.
- Revise si hay datos sensibles, reservados o de terceros.
- Defina cifrado, canal, formato, retención y devolución.
Después de transmitir
- Registre fecha, volumen, responsable y resultado.
- Verifique que no haya reutilización no autorizada.
- Solicite eliminación o devolución al terminar el propósito.
| Rol | Puede hacer | No puede hacer |
|---|---|---|
| Responsable | Define finalidad, medios, acceso y controles. | Delegar sin conservar supervisión y evidencia. |
| Custodio | Administra almacenamiento, permisos y respaldos. | Usar datos para una finalidad propia. |
| Usuario autorizado | Consulta y transforma dentro del alcance aprobado. | Exportar, compartir o cargar por conveniencia. |
07 · Conservación y eliminación
Guardar también es una decisión de tratamiento
Una consulta a IA puede dejar archivos temporales, historiales, respaldos, registros de auditoría o datos en el entorno del proveedor. Documente cuál de esos rastros se conserva y por qué.
Defina el plazo
Relacione la conservación con la finalidad y con las reglas de archivo aplicables.
Separe usos
No mezcle el expediente oficial con archivos de prueba, prompts o resultados preliminares.
Elimine con evidencia
Registre quién ejecutó el borrado, qué alcance tuvo y qué respaldo queda.
Lista de salida
- ¿Qué queda en la entidad?
- ¿Qué queda en el proveedor?
- ¿Qué se devuelve, anonimiza o elimina?
- ¿Cómo se demuestra que se cumplió?
08 · Lista operativa
Qué sí y qué no cargar en una herramienta
| Puede cargarse solo si… | No cargar si… |
|---|---|
| Es información pública en versión oficial, necesaria y sin combinación riesgosa. | Incluye identificadores, datos sensibles, expedientes o secretos sin autorización. |
| La herramienta está aprobada, tiene controles de acceso, retención y eliminación. | Es una cuenta pública o personal cuyo tratamiento y entrenamiento se desconocen. |
| Existe finalidad, responsable, prueba y canal para corregir la salida. | Se pretende “probar” con datos reales antes de definir controles. |
| Se usa un conjunto sintético, agregado o anonimizado con riesgo evaluado. | La anonimización es solo quitar nombres o el conjunto es demasiado pequeño. |
Frase de control para el equipo
“Si no podría explicar esta carga a la persona titular y al archivo de la entidad, no la cargue todavía”.
09 · Caso territorial
Un municipio quiere cruzar datos para focalizar visitas sociales
La oficina propone cargar una base de hogares, registros de atención y notas de campo en una herramienta externa para “encontrar familias con mayor necesidad”. Los archivos contienen identificadores, salud, composición familiar y ubicación.
Qué se distingue
- Dato fuente: registro de atención con fecha y dependencia.
- Inferencia: posible prioridad sugerida por la herramienta.
- Decisión: asignación de visita y eventual acceso a un programa.
- Responsable: autoridad del proceso, no el modelo.
Decisión de referencia: aplazar
- No cargar datos reales en la herramienta externa.
- Inventariar finalidad, base, permisos y retención.
- Probar con datos sintéticos o agregados.
- Definir corrección, igualdad y supervisión antes de ordenar hogares.
Caso ilustrativo; no constituye precedente jurídico. Conecta B2 (impacto), B4 (proveedor), B5 (ciudadanía) y B6 (registro).
10 · Ficha imprimible
Registro de tratamiento y calidad de datos
Resultado
La ficha organiza el registro; no reemplaza la política de tratamiento, las tablas de retención ni la revisión jurídica aplicable.
Preguntas directivas y fuentes
- ¿Cuál es la fuente, la finalidad y la autoridad que permite este tratamiento?
- ¿Qué datos son indispensables y qué riesgo aparece al combinarlos?
- ¿Qué parte es dato fuente, qué parte es inferencia y quién decide?
- ¿Qué queda en la entidad, en el proveedor y en los respaldos?
- ¿Cómo se corrige, elimina o reclama si el dato está mal?
Fuentes primarias y orientación
- F05 · Ley 1581 de 2012, protección de datos y derechos de titulares.
- F06 · Circular Externa SIC 002 de 2024, datos personales en sistemas de IA.
- F09 · Ley 1712 de 2014, publicidad, reserva y versiones públicas.
- F10 · Decreto 1389 de 2022, gobernanza de la infraestructura de datos.
- F11 · Guía DANE de anonimización; F12 y F32 son guías técnicas y orientación oficial, no obligaciones nuevas.
Fecha de consulta de las fuentes enlazadas: 2026-07-25. La matriz maestra debe cerrar clasificación, estado y revisor jurídico antes de publicar.