Manual de IA territorial · Edición 1.0.0
Bloque B6 · Operar, vigilar, corregir y retirar
Un sistema responsable también sabe detenerse
La autorización no termina cuando el sistema entra en producción. La entidad debe saber quién lo opera, qué mide, qué evidencia conserva, cómo responde a un incidente y cuándo corrige, suspende o retira.
La pregunta de este bloque
¿Podemos detectar una desviación, asignar un responsable, corregir el daño y demostrar qué ocurrió?
Gobierno continuo
- Inventario de usos y versiones.
- Métricas de calidad, equidad y carga.
- Revisión periódica y evidencia documental.
Operación sin control
- Nadie sabe qué modelo está activo.
- Las quejas se pierden en canales distintos.
- El sistema sigue aunque el riesgo cambió.
La gestión documental y el archivo preservan la trazabilidad de las actuaciones y evidencias de la entidad (F20, F21, F22).
01 · Gobierno y roles
Asigne un responsable para cada decisión operativa
| Rol | Responsabilidad | Registro |
|---|---|---|
| Dirección | Confirma continuidad, presupuesto de control y umbral de suspensión. | Acta de revisión y decisión. |
| Comité | Revisa métricas, incidentes, cambios y reclamaciones. | Agenda, participantes y acuerdos. |
| Líder del proceso | Opera dentro del alcance, reporta desvíos y activa escalamiento. | Bitácora y reporte mensual. |
| Datos / TIC | Controla versiones, accesos, calidad, seguridad y proveedor. | Inventario técnico y logs. |
| Jurídica / archivo | Verifica obligaciones, retención y evidencia de decisiones. | Ficha jurídica y clasificación documental. |
02 · Inventario y registro
Lo que no está inventariado no puede vigilarse
Registre usos internos y públicos, activos, versiones, proveedor, datos, responsable, estado y decisión vigente. El inventario debe permitir que control interno, ciudadanía o una nueva administración entiendan qué está activo.
| Campo | Contenido mínimo |
|---|---|
| Identificación | Nombre, proceso, objetivo, territorio, población y fecha de inicio. |
| Modelo y datos | Versión, fuente, actualización, categorías y limitaciones. |
| Proveedor | Contrato, subencargados, soporte, cambios y salida. |
| Decisión | Autorizar, autorizar con condiciones, aplazar o rechazar; responsable y fecha. |
| Estado | Exploración, piloto, activo, suspendido, retirado o archivado. |
Visibilidad
Defina qué parte del inventario es pública y qué parte es interna por seguridad o reserva. La restricción debe tener motivo, alcance y revisión.
03 · Métricas
Mida valor, equidad y carga administrativa
| Dimensión | Indicador posible | Pregunta de gobierno |
|---|---|---|
| Exactitud y calidad | Error, cobertura, precisión, respuestas no verificables. | ¿Qué error obliga a corregir o suspender? |
| Tiempo y costo | Tiempo de atención, costo por caso, disponibilidad. | ¿Ahorra tiempo sin trasladar carga a la ciudadanía? |
| Equidad | Diferencia de error, acceso o escalamiento por grupo y territorio. | ¿Quién recibe peor resultado y por qué? |
| Confianza | Quejas, correcciones, satisfacción y solicitudes de explicación. | ¿La confianza coincide con el desempeño real? |
| Carga administrativa | Reenvíos, pasos adicionales, duplicación y horas de revisión. | ¿La automatización simplifica o crea trabajo oculto? |
04 · Incidentes y quejas
Un incidente es una señal para decidir, no solo un ticket
Detectar
Reciba alerta, queja, error, diferencia o cambio material.
Contener
Proteja personas y datos; pause la salida si es necesario.
Corregir
Repare datos, decisión, fuente, configuración o proveedor.
Informar y aprender
Explique, documente, ajuste controles y revise el alcance.
05 · Auditoría proporcional
Revise más donde el daño puede ser mayor
La auditoría proporcional combina riesgo, volumen, población afectada, reversibilidad, cambios y señales de alerta. No es repetir el mismo checklist para un resumen interno y para una priorización de subsidios.
Uso bajo, datos no sensibles, muestra y registro de versiones.
Impacto en derechos, grupos, decisiones o datos sensibles.
Incidente, queja repetida, cambio material o diferencia inesperada.
Persona o equipo que no depende del resultado que evalúa.
Paquete de evidencia
- Ficha de alcance, versión, datos y responsables.
- Pruebas, métricas, errores y correcciones.
- Quejas, respuestas, incidentes y decisiones.
- Actas, retención, acceso y salida.
06 · Continuar, corregir, suspender o retirar
Cuatro salidas para una revisión periódica
| Pregunta | Evidencia |
|---|---|
| ¿El beneficio sigue siendo verificable? | Indicadores y comparación con alternativa. |
| ¿El riesgo cambió? | Incidentes, grupos afectados y cambios. |
| ¿La entidad conserva control? | Responsable, auditoría, registros y salida. |
07 · Caso territorial
Un incidente cambia la prioridad de un asistente de PQRSD
Durante un mes, un asistente envía respuestas con un requisito desactualizado. Tres personas pierden tiempo y una presenta una queja. El proveedor anuncia una actualización de modelo sin detallar sus efectos.
Registro del incidente
- Fecha, versión, canal y respuestas afectadas.
- Fuente desactualizada y población potencial.
- Responsable de contención y comunicación.
- Prueba de corrección y fecha de reapertura.
Decisión de referencia: suspender y corregir
- Pausar la respuesta automática sobre ese requisito.
- Contactar y orientar a las personas afectadas.
- Actualizar fuente, probar cinco casos y documentar.
- Revisar el cambio del proveedor antes de continuar.
Caso ilustrativo; no constituye precedente jurídico. Conecta B5 con B4 y B3.
08 · Acta imprimible
Acta de revisión periódica
Decisión
La decisión debe conservarse con la evidencia del sistema y la gestión documental aplicable.
Preguntas directivas
- ¿Qué cambió desde la autorización?
- ¿Quién recibió peor resultado y cómo se corrigió?
- ¿Qué evidencia respalda continuar?
- ¿Qué nos haría suspender mañana?